IT-Dienstleister für Steuerkanzleien Spezialisten für Kanzlei-IT

Kanzlei-IT hat eigene Regeln

Eine Steuerkanzlei ist kein beliebiges Büro. Hier treffen hochsensible Mandantendaten, spezialisierte Software und harte Fristen aufeinander. Typische Probleme, die wir in Kanzleien immer wieder antreffen:

• Das Programm-Update kommt am 9. des Monats — und am 10. ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig.
• Der IT-Dienstleister kennt die Kanzleisoftware nicht und verweist an die Hotline des Herstellers, die wiederum an den Dienstleister verweist.
• Der Server steht im Abstellraum, die Datensicherung wurde nie zurückgespielt.
• Homeoffice funktioniert nur mit Umwegen, und Mandantendaten liegen auf privaten Laptops.
• Gefälschte E-Mails vom „Finanzamt“ oder von „Mandanten“ landen täglich im Postfach.
• Die Cyber-Versicherung fragt nach MFA, Backup-Konzept und Notfallplan — und niemand hat die Antworten.

Wir lösen das mit einem klaren Ansatz: IT, die die Kanzlei versteht. Ein Ansprechpartner für alles — vom Server über die Software-Umgebung bis zum Drucker am Empfang.

Unsere IT-Leistungen für Steuerkanzleien

Sie können uns die komplette Kanzlei-IT anvertrauen oder gezielt einzelne Bereiche. In jedem Fall arbeiten wir mit dem Wissen, wie eine Kanzlei tickt.

Kanzleisoftware und Systeme, die wir betreuen

Wir sind softwareunabhängig. Entscheidend ist, dass Ihre Umgebung stabil läuft — egal, mit welchem Hersteller Sie arbeiten. Typische Systeme in unseren Kanzleien:

• DATEV
• ADDISON
• Agenda
• Simba
• Stotax
• DMS & Scan-Lösungen
• Mandantenportale
• beSt
• ELSTER
• E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
• Microsoft 365 & Outlook
• Terminalserver (RDS)

Den fachlichen Software-Support leistet weiterhin der jeweilige Hersteller. Wir sind das Bindeglied: Wir klären technische Fragen direkt mit der Hersteller-Hotline, damit Sie nicht zwischen Softwarehaus und IT-Dienstleister vermitteln müssen. Für ADDISON-Kanzleien bieten wir zusätzlich ein spezialisiertes ADDISON Hosting.

Wir planen um Ihre Fristen herum

Das Kanzleijahr hat einen eigenen Takt. Wir kennen ihn — und richten Updates, Umstellungen und Projekte konsequent danach aus:

Verschwiegenheit, Datenschutz & Compliance

Als Berufsgeheimnisträger tragen Sie die Verantwortung für die Daten Ihrer Mandanten — auch wenn ein Dienstleister Zugriff auf Ihre Systeme hat. Wir liefern alles, was Sie dafür brauchen:

• § 62a StBerG & § 203 StGB: Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform für alle Mitarbeiter mit Zugriff auf Ihre Systeme.
• Art. 28 DSGVO: Auftragsverarbeitungsvertrag mit dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen.
• GoBD: Berechtigungskonzept, Protokollierung und revisionssichere Aufbewahrung.
• Hosting in Deutschland: Gehostete Systeme und Backups liegen ausschließlich in deutschen Rechenzentren.
• Datenschutzbeauftragter: Auf Wunsch stellen wir den externen Datenschutzbeauftragten für Ihre Kanzlei.

IT-Sicherheit: Kanzleien sind ein lohnendes Ziel

Steuerkanzleien verwalten Bankverbindungen, Gehaltsdaten, Steuer-IDs und Bilanzen hunderter Mandanten — genau das macht sie für Angreifer attraktiv. Ein Ransomware-Vorfall bedeutet nicht nur Stillstand, sondern auch Meldepflichten und Vertrauensverlust. Unser Sicherheitskonzept für Kanzleien umfasst:

• Multi-Faktor-Authentifizierung für Microsoft 365, Fernzugriff und Administration.
• Patch-Management für Betriebssysteme und Anwendungen — dokumentiert und fristgerecht.
• E-Mail-Schutz und Awareness: Filter gegen Phishing und Schadanhänge sowie Schulungen, die gefälschte Finanzamt- und Mandanten-Mails erkennbar machen.
• Backups nach dem 3-2-1-Prinzip mit getrennter, gegen Veränderung geschützter Kopie und regelmäßigen Wiederherstellungstests.
• Notfallplan: Wer tut was, wenn es passiert — schriftlich, getestet und für Ihre Cyber-Versicherung nachweisbar.

Sie möchten wissen, wo Ihre Kanzlei heute steht? Unser IT-Check & Sicherheitsaudit zeigt es Ihnen.

So können wir zusammenarbeiten

Warum DatenSpezialisten als IT-Dienstleister für Ihre Kanzlei?

Viele Systemhäuser betreuen „auch“ Kanzleien. Wir haben uns bewusst auf Steuerkanzleien spezialisiert — und verbinden das mit der Erfahrung eines vollwertigen IT-Systemhauses.

Genannte Produkt- und Markennamen (u. a. DATEV, ADDISON, Agenda, Simba, Stotax) sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Die DatenSpezialisten GmbH ist ein unabhängiger IT-Dienstleister.